GDPR aneb Obecné nařízení o ochraně osobních údajů
1. Co znamená GDPR?
GDPR představuje nový právní rámec ochrany osobních údajů v evropském prostoru s cílem hájit co nejvíce práva občanů EU proti neoprávněnému zacházení s jejich daty včetně osobních údajů. GDPR se týká všech firem a institucí, ale i jednotlivců a online služeb, které zpracovávají data uživatelů.
2. Co znamená pojem osobní údaje?
Osobní údaje jsou ve stávající směrnici z roku 1995 i v GDPR definovány jako veškeré informace vztahující se k identifikované či identifikovatelné fyzické osobě.
Mezi obecné osobní údaje řadíme jméno, pohlaví, věk a datum narození, osobní stav, ale také IP adresu a fotografický záznam. Vzhledem k tomu, že se GDPR vztahuje i na podnikající fyzické osoby, patří mezi osobní údaje i tzv. organizační údaje, kterými jsou například e-mailová adresa, telefonní číslo či různé identifikační údaje vydané státem.
Níže se dozvíte, jakým způsobem zpracováváme tyto informace v rámci výkonu činnosti Jazykového centra Humpolec:
3. Komu osobní údaje svěřujete?
Správcem a zpracovatelem je:
Zuzana Koudelková, Nerudova 1712, 39601 Humpolec, IČ: 759 549 15
Registrována v Živnostenském rejstříku u Obecního živnostenského úřadu Humpolec.
4. Jaké údaje zpracováváme?
Zpracováváme osobní údaje v takovém rozsahu, abychom mohli společně s vámi naplnit podstatu naší činnosti.
Jedná se zejména:
4.1 Identifikační údaje – jméno, příjmení, název subjektu, ve kterém, pracujete, adresa trvalého pobytu
4.2 Kontaktní údaje – emailová adresa, telefonní číslo sloužící pro přímé spojení s Vámi
4.3 Platební údaje – údaje o provedených platbách, popř. bankovním účtu
4.4 Informace týkající se Vaší úrovně znalosti jazyka a jiné údaje související s výkonem činnosti
5. Proč osobní údaje zpracováváme?
Jelikož je předmětem činnosti organizace jazykových kurzů, zpracováváme osobní údaje Vás a případně Vašeho zaměstnavatele pro různé účely a v různém rozsahu.
5.1 Zpracování na základě plnění smlouvy – potřebujeme údaje o Vás, které jsou nezbytné pro řádný průběh Vašeho kurzu a bylo tak zajištěno řádné plnění smlouvy. Smlouva, rozuměná jako obchodní vztah, vzniká v momentě přihlášení do kurzu, zapsání, zaplacení kurzovného. To se děje osobně, nebo po internetu. Smlouva je uzavírána přímo s Vámi a nebo s Vaším zaměstnavatelem.
5.2 Zpracování na základě našich oprávněných zájmů – Vaše identifikační a kontaktní údaje využíváme pro zajištění řádného průběhu kurzu (případné změny v konání kurzu), pro marketingové účely (nabídky navazujících kurzů) data uchováváme dokud nás neupozorníte, že o takové informace více nestojíte, pro ochranu našich právních nároků data uchováváme v maximální délce promlčecí doby 15 let plynoucí z pracovního či obdobného poměru nezbytného k realizaci práv a povinností
5.3 Zpracování na základě plnění právních povinností – zejména těch, souvisejících s obchodním stykem. Tyto údaje a jejich zpracování ukládá zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví a my jsme povinni se jím řídit a tyto údaje zpracovávat.
6. Kdo osobní údaje zpracovává a komu je předáváme?
Všechny zmíněné osobní údaje zpracováváme jako správce. Určujeme shora vymezené účely, pro které Vaše údaje shromažďujeme, vybíráme prostředky zpracování a odpovídáme za jeho správné provedení. Pro zpracování osobních údajů nevyužíváme služeb dalších zprostředkovatelů. Data zpracováváme prostřednictvím vlastních sil a osob lektorů, kteří jednají podle našich pokynů a pro námi stanovené účely.
7. Odkud osobní údaje získáváme?
Osobní údaje získáváme přímo od Vás anebo od Vašeho zaměstnavatele. Pokud osobní údaje získáme od Vašeho zaměstnavatele, pak právě on přebírá zodpovědnost za poskytnuté údaje. Údaje jsou předány buď osobně, nebo elektronicky. Jedná se o vyplněné odpovídající formuláře či jiné dokumenty, které nám jsou poskytnuty. Osobní údaje získané od třetích stran, např. z veřejně dostupných rejstříků nezískáváme a neshromažďujeme.
8. Jaká jsou Vaše práva ohledně zpracování osobních údajů?
8.1 Právo na přístup – máte právo vědět, jaké údaje, za jakým účelem spravujeme, odkud jsme je získali, po jakou dobu je uchováváme.
8.2 Právo na opravu – v případě zjištění nepravdivých, nepřesných či neúplných údajů máte právo nás na vzniklý omyl upozornit a my chybu opravíme, popřípadě údaje doplníme.
8.3 Právo na výmaz – za následujících okolností máte právo požádat o výmaz či likvidaci údajů:
8.3.1 Poskytnuté údaje již nejsou třeba pro žádné výše zmíněné účely.
8.3.2 V případě, že prováděné zpracování osobních údajů přestalo být v souladu s obecně závaznými předpisy.
8.3.3 Právo na výmaz nelze uplatnit:
8.3.3.1 Pokud jsou údaje nezbytné pro splnění naší právní povinnosti.
8.3.3.2 V případě, kdy údaje slouží k určení, výkonu či obhajobě našich právních nároků.
8.3.3.3 Kdy jsou údaje využity pro účely archivace, vědeckého nebo historického výzkumu, či pro statistické účely.
8.3.4 Právo na omezené zpracování:
8.3.4.1 V případě nepřesností, než dojde ke shodě.
8.3.4.2 Poskytnuté údaje již nepotřebujeme, avšak Vy je požadujete pro určení, výkon nebo obhajobu svých právních nároků.
8.3.4.3 Vznesete-li námitku, viz. níže a je-li námitka shledána oprávněnou.
8.3.4.4 Právo na přenositelnost – jedná se o právo získat všechny osobní údaje, které nám byly poskytnuty pro účely plnění smlouvy.
8.4 Právo vznést námitku proti zpracování – jedná-li se o údaje, které zpracováváme na základě našeho oprávněného zájmu. Takové údaje Vámi poskytnuté nebudeme pro daný účel dále zpracovávat, pokud nevzniknou závažné oprávněné důvody pro to, abych v takovém zpracování pokračovali.
8.5 Právo podat stížnost – u Úřadu pro ochranu osobních údajů, kterou lze podat stanoveným postupem. Lze tak učinit případě, kdy se domníváte, že Vámi poskytnuté údaje zpracováváme neoprávněně nebo v rozporu s obecně závaznými právnímu předpisy.
9. Jak můžete uplatnit Vaše práva?
Ve všech záležitostech souvisejících se zpracováním Vámi poskytnutých osobních údajů se na nás můžete obrátit pomocí emailu dotaz@jc-humpolec.cz.
Vaši žádost se budeme snažit vyřídit bez zbytečného odkladu, maximálně však do dvaceti pracovních dnů od přijetí žádosti.
10. Jak poskytnuté údaje zabezpečíme?
K údajům z internetových formulářů má přístup pouze správce.
Údaje, které předáte prostřednictvím lektorů, jsou bezodkladně předány správci, který se řídí výše zmíněnými principy.
K dokumentaci, která nemá elektronický charakter mají přístup pouze autorizované osoby a lektoři, kteří jsou zapojeni do organizace Vašeho jazykového kurzu.
